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Ouverture de session

Ouvrez une session en tant que nouvel utilisateur si vous n’avez pas déjà créé de compte d’utilisateur ou si personne n’en a créé un pour vous. Si vous avez déjà soumis un résumé pour le congrès, vous devriez disposer d’un compte d’utilisateur. Si vous êtes réviseur, l’administrateur du site devrait vous avoir donné des directives pour ouvrir une session. Votre adresse courriel sert de nom d’utilisateur.

Votre mot de passe doit comporter un minimum de cinq et un maximum de 15 caractères alphanumériques, peu importe lesquels, mais pas d’espaces.

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Nouveaux résumés

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Mes résumés

"Cliquez sur ce bouton pour visualiser la liste des résumés que vous avez soumis au congrès. Vous pouvez apporter des modifications aux résumés et aux auteurs avant la date butoir de soumission des résumés. Après cette date, vous ne pourrez qu’apporter des modifications aux auteurs. Cliquez sur l’identifiant du résumé pour y apporter des modifications.

Modification des coordonnées

Cliquez sur ce bouton pour modifier vos coordonnées ou pour configurer un nouveau mot de passe.

Autorisation et conflit d’intérêts

Si votre résumé est accepté, vous devez donner au congrès la permission de le publier. En tant qu’auteur qui soumet le résumé, vous donnez la permission au nom de tous les coauteurs. Si vous cliquez sur « non », vous pouvez soumettre votre résumé, mais les réviseurs ne le liront pas. Si vous avez cliqué sur « non », faites parvenir un courriel gestionnaire des résumés d’autorisation au responsable des résumés avant la date butoir de soumission des résumés.

Si le congrès dispose d’une politique en matière de conflits d’intérêts ou souhaite que les auteurs déclarent tout conflit d’intérêts, une ou plusieurs questions vous seront posées à cet effet. Déclarez et précisez toute situation de conflit d’intérêts dans laquelle vous ou vos coauteurs pourriez vous trouver et toute source de financement qui pourrait vous placer ou placer un coauteur en conflit d’intérêts.

Ajout de coauteurs

Au départ, la liste des auteurs et des affiliations est vierge. Le système ne présume pas que la personne qui soumet un résumé en est l’auteur. La première étape pour la plupart des utilisateurs consiste donc à s’ajouter comme auteur. Cliquez sur le lien « Ajoutez-moi comme auteur » dans le coin supérieur gauche et le système créera un dossier d’auteur et d’affiliation pour vous en se basant sur les coordonnées que vous avez déjà fournies. Si vous êtes l’auteur et participant, cliquez « oui » sur le menu déroulant pour indiquer que vous êtes le participant.

Cliquez sur le lien « Ajouter un auteur » pour ajouter des auteurs additionnels et remplissez le formulaire déroulant tel que requis, puis cliquez sur le bouton « Sauvegarder ». Chaque nouvel auteur que vous ajoutez doit être affilié à au moins un établissement (un organisme comme une université, un ordre professionnel, une société, un ministère, etc.). Si une affiliation institutionnelle a déjà été créée, choisissez-la à partir du menu déroulant, sinon cliquez sur « Ajouter une affiliation » pour en créer une nouvelle.

Dans ma mesure du possible, veuillez fournir les adresses courriel des auteurs. Toutes les communications avec les auteurs se font par courriel. Même si les coauteurs ne sont pas participants, leurs adresses courriel nous permettent de créer l’index des auteurs. Si R. Smith et R.B. Smith du Collège Impérial de Londres ont la même adresse courriel, nous savons qu’il s’agit de la même personne. Si vous ne connaissez pas l’adresse courriel d’un auteur, saisissez « néant » dans le champ « courriel ».

Pour ajouter une affiliation à un résumé, cliquez sur le lien « Ajouter une affiliation ». Une fenêtre à défilement vers le bas apparaîtra sur laquelle vous saisirez les détails de l’affiliation. Pour associer une affiliation à un auteur, cliquez sur la liste déroulante des affiliations, choisissez celle de l’auteur et saisissez-en le numéro. Chaque auteur doit être affilié à au moins un établissement et tout au plus à trois.

Les auteurs de l’Australie, du Brésil, du Canada, de l’Inde, du Mexique et des É.U. verront apparaître un champ « État/province » après avoir cliqué sur le nom de leur pays et doivent choisir l’entrée appropriée. Les auteurs des autres pays ne devraient pas voir ce champ apparaître.

Répétez le processus jusqu’à ce que vous ayez ajouté tous les coauteurs. Il n’y a pas de limite au nombre d’auteurs d’un résumé.

Ajout d’auteurs institutionnels

Cliquez sur le lien « Ajouter un auteur institutionnel » et saisissez le nom de l’organisme si vous comptez parmi vos collaborateurs un auteur institutionnel (par ex. : The New York Aids Research Group). Les auteurs institutionnels n’ont aucune affiliation et ne peuvent être désignés comme participants. Leurs noms apparaissent habituellement à la fin de la liste d’auteurs.

Nombre de participants autorisés

Un maximum de 2 auteurs peuvent agir comme présentateurs. Vous devez désigner au moins un présentateur pour chaque résumé. Si vous devez changer de présentateur après la date butoir de soumission des résumés, vous pouvez le faire en faisant parvenir un courriel au gestionnaire des résumés.

Volet et Sujet

Sélectionnez le format de présentation désiré dans la liste déroulante. Le nombre de présentations orales possibles est limité et de nombreux auteurs souhaitant faire une présentation orale ne le pourront pas. Le comité du programme scientifique proposera une présentation d’affiches aux auteurs ayant sélectionné « Orale uniquement » et non retenus, mais il prendra note de leur préférence pour une présentation orale.

Type de présentation

Veuillez choisir le type de communication désiré parmi les choix disponibles. Puisque le nombre d’exposés au congrès est bien moindre que le nombre de participants qui demandent à en faire, ceux qui choisissent un exposé se verront offrir d’autres types de communication si leur demande n’est pas acceptée. Le comité prendra toutefois votre préférence en considération.

Titre du résumé

Saisissez le titre de votre résumé. Veuillez NE PAS SEULEMENT EMPLOYER DES MAJUSCULES, mais des majuscules et des minuscules dans votre titre. Le titre doit compter un nombre maximal de 150. mots. Tout ce qui dépasse cette limite sera tronqué. Si vous excédez le nombre de caractères, le compteur de caractères deviendra rouge. (Vous pouvez copier-coller le titre de votre document de traitement de texte si vous ne voulez pas le dactylographier à nouveau).

Veuillez ne pas utiliser de caractères gras dans votre titre. Si possible, évitez d’employer des exposants et des indices. Si vous avez utilisé des italiques dans votre titre, la mise en forme disparaitra lorsque vous collerez le titre dans la fenêtre de saisie. Pour remettre les caractères en italique, vous devez insérer les balises HTML <em> et </em>, avant et après le texte à mettre en italique. Par exemple, pour mettre le mot « campylobactérie » en italique vous devez entrer : <em>campylobactérie</em>.

Saisir le corps du résumé

Vous pouvez saisir le corps de votre résumé de deux façons. Vous pouvez le dactylographier dans la ou les fenêtres de saisie correspondantes, tout comme vous le feriez avec un éditeur de texte ou un logiciel de traitement de texte, ou vous pouvez le copier-coller à partir du fichier de traitement de texte que vous avez sauvegardé.

Pour le copier-coller, ouvrez votre fichier de traitement de texte et sélectionnez le corps de votre résumé avec votre souris (n’incluez pas les auteurs ou le titre, puisque vous les avez déjà saisis). Copiez le texte sélectionné. Sur un PC, appuyez sur les touches « contrôle » et « C ». Sur un Mac, appuyez sur les touches « commande » et « C », ou sélectionnez « Copier » dans le menu édition de votre logiciel. Après avoir copié le texte, revenez au navigateur Web, placez le curseur dans le coin supérieur gauche de la fenêtre de saisie et choisissez « Coller » dans le menu édition de votre navigateur. Sur un PC, vous pouvez aussi appuyer sur les touches « contrôle » et « P » et sur un Mac, sur les touches « commande » et « P ». Si vous utilisez le bouton droit de votre souris pour copier-coller votre texte, il se peut que vous voyiez apparaître un petit bouton « Coller » qui ouvre une fenêtre de saisie intermédiaire où vous devrez coller votre texte, puis cliquer sur « OK ». Il s’agit simplement d’un dispositif de sécurité de votre navigateur qui intercepte la fonction « coller » du bouton de votre souris et qui exige que vous appuyiez manuellement sur un bouton « OK ». Il n’indique aucun problème et n’a aucune incidence sur le texte que vous collez.

Sous-titres

S’il existe plusieurs fenêtres de saisie pour la réunion à laquelle vous comptez participer, chacune d’entre elles devrait correspondre à un sous-titre distinct, comme Introduction, Méthodes, Résultats, Conclusions, etc. Fiez-vous aux titres afin de déterminer quelle partie de texte va dans quelle fenêtre de saisie. Vous ne devez pas inclure le sous-titre dans votre texte puisque le système va l’insérer automatiquement. S’il n’existe qu’une seule fenêtre de saisie pour la réunion à laquelle vous comptez participer, ce que nous venons de préciser ne s’applique pas.

Mise en forme des caractères du résumé

Lorsque vous collez votre texte dans une des fenêtres de saisie du résumé, le système essaie de conserver les mises en forme des caractères de votre fichier de traitement de texte. Lorsque vous copiez-collez votre texte, les caractères gras, italiques et soulignés, les exposants (m2) et les indices (CO2). devraient être conservés. Le système ne tiendra compte d’aucune autre mise en forme (voir les listes à puces ci-dessous). Il les convertira en balises HTML. Vous pouvez visualiser les codes HTML en appuyant sur le bouton « Source ». Vous pouvez directement éditer le code HTML, si vous le désirez, mais faites attention de mettre les balises d’ouverture et de fermeture pour ne pas perdre la mise en forme. Si vous éprouvez des problèmes, supprimez simplement le texte collé et recollez votre texte.

Si la mise en forme des caractères ne se transpose pas correctement lorsque vous copiez-collez votre texte ou si vous dactylographiez directement le texte dans la ou les fenêtres de saisie, vous pouvez utiliser la barre de mise en forme des caractères : « B » pour gras, « I » pour italique, « U » pour souligné, X2 pour indice, et X2 pour exposant.

Symboles grecs ou mathématiques

Si votre ordinateur fonctionne à l’aide d’un système d’exploitation plus récent (Vista, Windows 7, 8 ou 10 ou une version de Mac OS X 10), ce dernier devrait utiliser des polices de caractères Unicode et tous les symboles grecs, mathématiques et autres devraient se copier-coller dans votre résumé sans difficulté. (Le site utilise la norme UTF-8). Si votre système d’exploitation est plus vieux ou s’il n’utilise pas les polices de caractères Unicode, les symboles grecs ou mathématiques de votre résumé pourraient être convertis en d’autres caractères lorsque vous collez votre texte dans la fenêtre de saisie. Assurez-vous que tous les symboles grecs, mathématiques ou non communs soient saisis correctement.

Si un caractère grec ou mathématique est remplacé par un autre, vous pouvez cliquer sur le bouton « Caractères spéciaux » pour l’insérer dans votre texte. Par exemple, si vous avez un vieil ordinateur ou un système d’exploitation qui utilise des codes de caractères autres que ceux d’Unicode, le β (bêta) qui apparaissait dans votre résumé aura été remplacé par un « b » une fois votre texte copié dans la fenêtre de saisie. Cette conversion se produit parce que votre navigateur ne peut fonctionner qu’avec une seule police de caractères à la fois. S’il s’agit de l’ancien style de police de 255 caractères, votre système d’exploitation convertira le bêta en « b », soit le caractère par défaut associé à la touche « b » dans votre système. Pour réinsérer le β, placer votre curseur à l’endroit désiré et cliquez sur le bouton « Ω » dans la barre de mise en forme. Une fenêtre flash s’ouvrira et vous y trouverez l’alphabet grec complet, les opérandes mathématiques et d’autres symboles couramment employés. Pour insérer le caractère bêta, double-cliquez sur le β qui devrait s’insérer à l’endroit où vous avez placé votre curseur. Si vous lisez le code source, vous verrez que, ce faisant, vous aurez inséré le code de caractère HTML « &beta; », que tous les systèmes d’exploitation reconnaissent comme un β.

Les utilisateurs de systèmes d’exploitation en caractères asiatiques ou arabes devraient accorder une attention particulière aux symboles grecs et mathématiques, puisque vos polices de caractère pourraient ne pas être celles d’Unicode. Si possible, servez-vous d’une police de caractères Unicode.

Si vous ne pouvez copier-coller un caractère qui ne figure pas dans le tableau des caractères spéciaux, faites parvenir un courriel détaillé au gestionnaire des résumés afin qu’il fasse insérer pour vous le bon caractère dans votre texte.

Listes à puces et à numéros

Si vous créez une liste à puces ou à numéros en vous servant des boutons de mise en forme de MS Word, votre liste devrait se copier-coller correctement et être convertie en son équivalent HTML, soit en liste non ordonnée et en liste ordonnée. Si vous regardez le code source, une liste à puces se présentera comme suit:

<ul>
<li>Point 1</li>
<li>Point 2</li>
<li>etc.</li>
</ul>

Alors qu’une liste numérotée se présentera comme suit :
<ol>
<li>Point 1</li>
<li>Point 2</li>
<li>etc.</li>
</ol>

À l’écran, elle devrait apparaître comme suit :

  • Point 1
  • Point 2
  • etc.


et

  1. Point 1
  2. Point 2
  3. etc.

Si elle n’apparaît pas correctement à l’écran, c’est que quelque chose n’a pas fonctionné. Supprimez la liste et copiez-collez-la à nouveau. Si elle n’apparaît toujours pas correctement à l’écran, supprimez la liste (vérifiez le code source pour vous assurer qu’il est complet) et servez-vous des boutons X2 et X2 pour créer la liste sur le site.

Comptage de mots

Lorsque vous saisissez votre résumé, le système en comptera le nombre de mots et vous donnera le total dans le coin inférieur droit de la fenêtre de saisie. Il comptera également le nombre de mots dans chaque fenêtre de saisie et affichera le total dans le coin inférieur gauche des fenêtres. Si vous avez dépassé le maximum permis de 300 mots, le total s’affichera en rouge et vous ne pourrez pas soumettre votre résumé. Veuillez réduire le nombre de mots de votre résumé jusqu’à ce qu’il soit inférieur au maximum. Chaque image ou tableau que peut contenir votre résumé comptera pour 50 des 300 mots permis.

Pourquoi le nombre de mots calculé par votre logiciel diffère-t-il de celui affiché à l’écran? Les algorithmes de comptage de mots donnent des résultats qui diffèrent légèrement, ce qui explique la différence entre le compte effectué par votre logiciel et celui du site, particulièrement en ce qui a trait aux listes et aux tableaux. Par exemple, dans MS Word la puce et l’espace sont considérés comme faisant partie du mot qui suit et comptent pour un mot, alors que ce site les compte comme des mots séparés. Veuillez noter que dans une liste numérotée, MS Word compte le chiffre comme un mot séparé. (Par ex. : « • point1 » compte comme un seul mot dans MS Word, mais « 1. point1 » compte comme deux mots). Il faut tenir compte du nombre de mots total affiché sur le présent site et vous assurer que votre résumé ne dépasse pas la limite permise.

Nota : si vous employez les codes HTML pour vos listes à puces <ul> et vos listes numérotées <ol>, les puces et les numéros ne seront pas calculés, puisqu’ils sont représentés par la balise HTML <li>, dont l’algorithme ne tient pas compte.

Un dernier point sur le comptage de mots. Vous pouvez biaiser le compte de mots en créant un tableau qui contient une grande quantité de texte (si les tableaux sont permis pour la réunion à laquelle vous désirez participer). Ce genre de tableau rend toutefois votre résumé difficile à lire. Les réviseurs ont tendance à attribuer une mauvaise cote à ce genre de résumé. Ils peuvent aussi carrément refuser de lire un résumé dont le tableau est trop long. Les tableaux servent à entrer des données et non du texte.

Soumission pour révision

Après que vous aurez sauvegardé votre résumé, un écran de révision s’ouvrira. Il affichera toute l’information que vous avez saisie afin que vous puissiez effectuer une dernière vérification. Si tout est correct, cliquez sur le bouton « Soumettre pour révision » au bas de l’écran. Vous avez terminé et pouvez fermer votre navigateur.

Sauvegarder comme version préliminaire

Si vous n’êtes pas prêt à soumettre votre résumé, vous pouvez le sauvegarder comme version préliminaire. Ce faisant, le serveur conservera toutes les données, mais le résumé ne sera pas soumis et le comité scientifique ne pourra pas le voir. Si vous sauvegardez une version préliminaire, assurez-vous de finaliser votre résumé et de le soumettre pour révision avant la date butoir de soumission des résumés.

Fermeture de session

Il n’y a pas de bouton de « fermeture de session ». Pour fermer votre session, cliquez sur le bouton « Accueil » ou fermez la fenêtre ou l’onglet de navigation. Veuillez noter que le résumé n’est pas terminé tant que vous ne cliquez pas sur le bouton « Soumettre pour révision ». Avant cela, il est simplement sauvegardé, mais non autorisé pour une révision par les pairs. À la date butoir, le soutien technique révisera tous les résumés sauvegardés, mais non soumis et soumettra ceux qui semblent complets.

Insertion de tableaux

Si votre résumé inclut un tableau, vous ne pouvez pas le copier-coller dans le champ de saisie de texte. Si les tableaux sont acceptés dans les résumés pour la réunion à laquelle vous désirez participer, vous verrez une section d’insertion de tableaux au bas de la page affichant une ou plusieurs icônes portant la mention « Nouveau tableau ». Double cliquez sur cette icône pour ouvrir la fenêtre de saisie de tableau. Elle ressemble beaucoup à une fenêtre de saisie de texte, mais sa barre de mise en forme comporte un bouton d’insertion de tableau à gauche et des boutons de justification de texte à droite. Il existe deux façons d’insérer un tableau :

1. Copie à partir de MS Word

Si vous avez créé un tableau dans MS Word, vous pouvez le copier-coller dans la fenêtre de saisie. Si vous avez sélectionné et copié tous les codes du tableau dans Word, il devrait se convertir en tableau HTML. Placez simplement le curseur dans la fenêtre et collez-le. Si votre tableau ne s’affiche pas, cela signifie probablement que vous n’avez pas tout sélectionné. Supprimez-le dans la fenêtre de saisie de tableau et essayez à nouveau. Si votre tableau s’affiche dans la fenêtre, vous constaterez que le contenu des cellules ne sera pas justifié à gauche. Servez-vous des trois boutons de justification pour l’aligner comme vous le voulez.

2. Création d’un nouveau tableau

Cliquez sur le bouton « Créer un tableau » de la barre de mise en forme et saisissez les caractéristiques du tableau, particulièrement le nombre de colonnes et de lignes souhaité. Laissez la largeur du tableau à 500 pixels et ne spécifiez pas la hauteur. Si vous voulez que la première ligne ou colonne soit en caractères gras, définissez-la comme en-tête, puis choisissez l’alignement du contenu des cellules (s’applique aux cellules d’en-têtes et non aux cellules de données). Si vous le souhaitez, ajoutez un titre ou une synthèse et cliquez sur « OK ».

Un tableau vierge devrait apparaître dans la fenêtre. Entrez les données dans les cellules au besoin. La mise en forme des caractères et l’alignement peuvent être modifiés à l’aide de la barre de mise en forme. Si vous avez besoin d’ajouter ou de supprimer des lignes ou des colonnes ou de modifier les propriétés du tableau, cliquez sur le tableau, puis cliquez sur le bouton droit de la souris et choisissez la fonctionnalité souhaitée. Lorsque vous avez rempli et mis en forme le tableau comme souhaité, cliquez simplement hors de la fenêtre de saisie de tableau. Nous vous recommandons de sauvegarder votre résumé tout de suite pour ne pas perdre votre travail.

L’algorithme de comptage de mots calculera 50 mots par tableau relativement à la limite de 300 mots.